‘De Douane realiseert zich niet altijd de impact van een verzoek’
Pieter Vlam is logistiek manager bij Bausch+Lomb, een wereldspeler op het gebied van oogverzorging. De grootste logistieke hub van het bedrijf bevindt zich op Schiphol-Rijk. De Douane zit om de hoek. Maar in de samenwerking met deze organisatie voelt Pieter te vaak nog een grote afstand.
Op welke manier heb je te maken met de Douane?
“Onze producten worden voor een groot deel geproduceerd in Amerika en komen per vliegtuig naar Nederland. Of we daar invoerrechten over moeten betalen, hangt onder meer af van de eindbestemming. Daarom slaan we de producten in eerste instantie op in een zogeheten douane-entrepot. Daar gaat een groot deel van ons contact met de Douane over. Bijvoorbeeld over het douanemanagementsysteem dat we hierbij gebruiken: het IT-systeem waarmee we aangiften doen. En over de jaarlijkse eindcontrole die ze op die aangiften uitvoeren.
Het aantal fysieke controles is bij ons beperkt. Dat komt onder andere doordat onze locatie en werkwijze aan strenge eisen voldoen. Daar worden we regelmatig op gecontroleerd: ook daarbij hebben we te maken met de Douane.”
Hoe ervaar je de samenwerking?
“We hebben in het verleden best wat negatieve ervaringen gehad. Bijvoorbeeld bij de start van ons douane-entrepot. We hebben toen zelf een aantal fouten gemaakt: daar waren we eerlijk over. Uiteindelijk ontstond er wel een juridisch geschil en daarover wilden we graag in gesprek. Maar we bleven toen lang in onzekerheid en liepen telkens tegen een muur op. Op een gegeven moment deden ze vanuit de Douane een schikkingsvoorstel, maar trokken ze die later zelf ook weer in. Omdat op het hoogste niveau geen handtekening werd gezet. Dan kom je natuurlijk niet erg betrouwbaar over.”
Op dit moment verloopt de samenwerking goed. Wel hebben we last van het personeelstekort bij de Douane. Elke nieuwe medewerker moet eerst weer onze systemen en processen leren kennen. Dat kost veel tijd. Ik hoop dat ze daar iets aan kunnen doen.
Op een gegeven moment deden ze vanuit de Douane een schikkingsvoorstel, maar trokken ze die later zelf ook weer in.
Wat zou de Douane verder nog kunnen verbeteren?
Dan denk ik vooral aan de projectplanning. Het huidige douanesysteem is nu bijvoorbeeld toe aan vervanging, maar de ontwikkeling hiervan gaat erg traag. Daardoor verandert telkens de planning en dat heeft ook effect op ons en onze softwareleveranciers. Wij hebben zelf óók een planning. Om die telkens aan te passen kost ons veel tijd en geld. En daarbij komen we ook in de knel met andere projecten.
Ik hoop vooral dat de Douane ons meer als partner gaat zien. In de voorbereiding op het nieuwe systeem kregen we bijvoorbeeld een overzicht van welke data we dienen aan te leveren. Het ging om 200 invulvelden, terwijl nog niet duidelijk is of die ook echt terug gaan komen in het systeem. Dan vraag ik me af: realiseren jullie je wel wat voor impact zo’n verzoek op ons heeft? De luchtige houding bij dit soort dingen hoort ook bij de cultuur van een organisatie: ik hoop dat de inspectie ook daar aandacht voor heeft.”